Современные проблемы менеджмента

Тема 4. Выделение, регламентация и моделирование бизнес-процессов организации
1. Классификация бизнес-процессов организации. Вспомогательные и управляющие процессы.
2. Виды процессов по отношению к человеку и по отношению к системе управления.
3. Управление организацией как процесс.
4. Организационная диагностика.
5. Правила выделения бизнес-процессов.
6. Описание бизнес-процесса.
7. Регламентация бизнес-процессов.
8. Основные объекты блок-схемы описания бизнес-процесса.
9. Преимущества использования блок-схем для описания бизнес-процессов.
Практические задания
Задание 1.
Вы приняли руководство отделом (секцией). Ваш предшественник вел спокойную жизнь и запустил свои обязанности настолько, что они превратились в проблему. Вами были предприняты попытки улучшить ситуацию, но улучшение было недолгим. У вашего предшественника были прекрасные технико-технологические навыки, и это держало его в компании.
Вы поняли, что персонал не заинтересован в работе и циничен. Ответ сотрудников на все: «Мы уже видели это раньше, тогда это не работало, и сейчас ничего не получится». Многие считают, что усердно работают и без них дисциплины не будет. Точка зрения другого менеджера — они «кучка бездельников», без которых будет только лучше. Все же эту группу жалко потому, что ими плохо управляли, и это не их вина. C точки зрения вашей карьеры вам необходимо показать успехи в управлении этим отделом (секцией).
Все изменения команда считает ненужными. В вас они видят человека, который хочет сделать себе имя за их счет. Они уже решили, что за их счет вы сделаете себе карьеру. Они против всего, что принципиально меняет ситуацию.
Что вы можете предпринять, чтобы улучшить работу команды?
Одна из основных проблем состоит в том, что предшественник, владея технико-технологическими навыками, обладал недостаточным уровнем компетенции как в плане управления проектами, так и навыков управления коллективом. Предыдущий руководитель сформировал коллектив, у которого отсутствовала мотивация на предмет достижения стратегических целей компании. Это отчетливо проявляется в приверженности коллектива к «свободному плаванию» и отсутствия дисциплины. Явным образом прослеживается отсутствие авторитета предыдущего руководителя.
Для того чтобы исправить ситуацию необходим следующий план действий.
1.Организовать собрание сотрудников на предмет выявления текущих проблем. В результате коллективного обсуждения проблем, обозначить пути их решения совместно с каждым сотрудником коллектива. В процессе обсуждения проблем и путей их решения акцентировать внимание на том, что результаты и достижения будут закреплены за некоторыми сотрудниками компании, решающими те или иные задачи. Это позволит исключить ПРИСВОЕНИЕ результатов отдельных сотрудников руководителем компании.
2.Предложить сотрудникам реализацию новых проектов. Например: проект по обновлению оборудования; проект выпуска новых видов продукции и т.п.
3. Осуществлять контроль выполнения поставленных задач, активно обсуждая возникающие проблемы.
Все перечисленные действия будут способствовать повышению авторитета руководителя, повышая при этом уровень доверия и способствуя укреплению дисциплины.
Задание 2.
Вы сформировали команду из заинтересованных и трудолюбивых работников в достаточно короткий период времени. Большинство работает хорошо, а некоторые преуспевают с тех пор, как перешли в ваш отдел. Они все знающие работники, хорошо работают в команде, стараются обсуждать вопросы, согласовывать мнения и быстро выполнять решения.
Однако часто собрания в коллективе проходят неформально в нерабочее время. Ваше беспокойство по поводу некоторых решений, принятых на них, растет. Иногда вас вообще не приглашают на собрания, и вы не можете повлиять на решение. Несколько раз, принятые без вашего ведома, решения отрицательно влияли на работу других отделов (секций).
Двое из группы, кажется, стараются захватить лидерство. Отношения пока нормальные, но есть почва для конфликта. Другие члены группы склоняются к той или другой стороне. Это также причина для беспокойства.
Вы рекомендовали своим подчиненным быть более ответственными за свою работу. Вам это удалось. Но вы обеспокоены тем, что ваши рекомендации сотрудники восприняли негативно, а ваш стиль руководства — как «тяжелую руку», что отрицательным образом повлияет на работу и ухудшит результаты.
Какие шаги нужно предпринять, чтобы улучшить ситуацию?
Исходя из описанной ситуации видно, что руководитель стремительно теряет лидерские позиции в коллективе. Последствиями могут увольнение руководителя по причине отсутствия авторитета и несение ответственности за те решения, которые приняты в неформальной обстановке. Также имеет место неформальное лидерство, также негативно влияющее на результаты принятых руководителем решений. В данной ситуации, в первую очередь, необходимо в короткие сроки овладеть профессиональными и личностными навыками, которыми обладают неформальные лидеры. Безусловно, это не доскональное освоение областей знаний, однако необходимо четко владеть общими знаниями. Имеет смысл обсудить с вышестоящим руководством возможность уточнения своих полномочий на предмет централизованного принятия решений исключительно в рамках общего собрания работников, полностью исключая принятые решения в неформальной обстановке.
Для исправления данной ситуации также следует придерживаться авторитарного стиля управления, предварительно это обсудив с учредителями или вышестоящим руководством. К примеру, компания осуществляет разработку сайтов. Данная работа требует наличия специалистов в различных областях: дизайн, тестирование кода, разработка программ на языке php, проектирование баз данных. Вполне возможно, что в неформальные лидеры могут стремиться получить лидерство, однако их узкая специализация не позволит всесторонне оценить проект.

Задание 3.
Вы управляете группой работников, хорошо подготовленных профессионально и с большим стажем. Ожидалось, что эта группа будет показывать высокие результаты, но, несмотря на высокий потенциал, группа выглядит незаинтересованной и недееспособной. Сначала вы думали, что это результат того, что сотрудники через некоторое время пойдут на пенсию.
Затем вы поговорили с группой и с каждым сотрудником индивидуально, чтобы выяснить, в чем проблема. Но группа неохотно говорила о том, что вызывает проблемы в работе, хотя было все же сказано, что трудности возникли из-за недоработок в предыдущей смене.
Вы обеспокоены тем, что некоторые работники совершенно потеряли интерес к работе и их производительность снижается. А участники вашей группы не могут понять, почему руководство поручает им ответственную работу, усложняет ее тем, что без предупреждения взваливает на их плечи недоработки предыдущей бригады.
Какие шаги необходимы, чтобы улучшить ситуацию?
Проблема в данной ситуации состоит в том, что бизнес-процессы организации не учитывают производственные и управленческие связи между структурными составляющими трудового коллектива (бригад). Также отсутствует увязка результативности работы разных бригад. Все недоработки предыдущей бригады автоматически отражаются на результатах работы следующей: как следствие – незаинтересованность в работе сотрудников. Для решения данной проблемы, необходимо дополнительно исследовать рабочий и технологический процесс, в условиях которого работает первая бригада. Установить перечень критериев и показателей, по которым передается производственная смена от одной бригады к другой:
-исправность технологического оборудования;
-чистота рабочего места;
-количество деталей или полуфабрикатов, которые необходимы следующей бригаде для бесперебойной работы;
Согласовать вышеперечисленные критерии со второй бригадой. Основная цель обеспечение необходимых ресурсов и рабочего состояния оборудования следующей смене. При этом приемку осуществляет именно начальник второй бригады. В случае неудовлетворительного состояния одного из критериев, целесообразно решать вопрос о дисциплинарном взыскании или перераспределение оплаты рабочих часов в пользу второй бригады (в случае исправления недостатков работы).




Задание 4.
Рассмотрите несколько ситуаций, с которыми человеку постоянно приходится сталкиваться в жизни. Напишите, какие риски могут вам угрожать, и какая информация потребуется для того, чтобы выбрать правильный метод управления выявленными рисками.

При покупке машины. Риски Информация необходимая для управления рисками.
1.Риск наложения ограничений на продажу продавца автомобиля по причине неуплаты налогов с владельцев автомобиля.



2.Риск неисправностей автомобиля, скрытых на первый взгляд.










3.Незаконная смена владельца (продавец). Автомобиль может числиться в угоне.





4.Возможное отсутствие запасных частей при дальнейшей эксплуатации автомобиля (после покупки) 1.Для исключения данного риска необходимо владеть информацией из открытых источников (база ГИБДД, сайт налоговой инспекции, проверка паспортных данных).

2.Для нивелирования данного риска рекомендуется заранее обратиться на станцию техосмотра на предмет диагностики приобретаемого автомобиля. В ходе диагностики (визуальной и компьютерной) могут быть обнаружены неисправности. Для устранения неисправной возможно как запросить скидку у продавца, так и договориться об устранении неисправности до момента продажи автомобиля.

3. Для устранения данного вида риска необходимо проверить базы данных ГИБДД , на предмет подлинности документов (ПТС, свидетельство о регистрации)



4.Провести предварительный мониторинг наличия запасных частей, как на данный момент, так и в обозримом будущем. Отсутствие поставок запасных частей возможно по причине экономических санкций. Немаловажным будет изучение политической обстановки на перспективу (например, ограничения Германии на поставку запасных частей в Россию)